Smartsheet

Smartsheet est une plateforme SaaS (Software as a Service) destinée à simplifier la gestion de projet et le travail collaboratif en s’appuyant sur un outil que tout le monde connaît déjà : le tableur. Ses fondateurs ont imaginé ce service à partir d’un constat simple : la majorité des professionnels utilisent Excel pour gérer des projets, alors que ce n’est pas sa fonction première. 

Le tableur de Microsoft manque notamment de fonctionnalités collaboratives en temps réel, de rappels automatiques et de gestion intégrée des fichiers joints. L’objectif était donc de créer une interface familière reposant sur une grille similaire à celle d’un tableur, mais connectée au cloud et enrichie de fonctionnalités proches d’une base de données. C’est ce qui distingue Smartsheet des outils de gestion de tâches plus classiques.

Après des débuts particulièrement difficiles il y a une vingtaine d’années, Smartsheet est aujourd’hui un service arrivé à maturité. La plateforme est solidement implantée dans le monde de l’entreprise, malgré une concurrence toujours plus dynamique. Ses dernières évolutions intègrent notamment l’intelligence artificielle afin de renforcer les capacités d’analyse et d’optimisation de la gestion de projet et du travail collaboratif.

Comment fonctionne Smartsheet ?

Smartsheet fonctionne selon une structure hiérarchique qui transforme un simple tableau en un véritable outil de gestion de données. Son fonctionnement repose sur quatre composants clés qui communiquent entre eux en temps réel.

Tout commence par une feuille, c’est dans cet espace que les données sont saisies. Contrairement à un tableur classique, l’utilisateur peut définir le type de chaque colonne (date, liste déroulante, case à cocher, contact ou symbole de statut) ainsi que la hiérarchie des lignes. Il est également possible de créer des relations entre les lignes afin de structurer des tâches et des sous-tâches. Smartsheet propose en outre une fonction appelée Cell Linking, qui permet de lier une cellule d’une feuille A à une feuille B. Si la donnée est modifiée dans la feuille A, elle se met automatiquement à jour dans la feuille B.

L’automatisation sans code, appelée Workflows, figure parmi les principaux atouts de Smartsheet. La plateforme permet de créer des règles logiques simples du type : « Si ceci se produit, alors exécuter cette action ». Une date atteinte, la modification d’une cellule ou l’ajout d’une nouvelle ligne peuvent servir de déclencheur. Les actions possibles incluent notamment l’envoi d’une notification par email, la demande d’approbation, le déplacement d’une ligne vers une autre feuille ou encore le verrouillage d’une tâche.

Smartsheet génère également des rapports destinés à offrir une vue transversale des données. Un rapport ne contient pas de données propres : il agrège des informations provenant de plusieurs feuilles sources. Ainsi, toute modification effectuée dans un rapport est automatiquement répercutée dans la feuille d’origine. La plateforme propose également des options de filtrage avancées. Il est par exemple possible de créer un rapport qui n’affiche que les tâches en cours à travers l’ensemble des projets d’une équipe.

La synthèse visuelle s’effectue grâce aux tableaux de bord (Dashboards), qui présentent les informations sous forme graphique pour les différentes parties prenantes. L’utilisateur peut y intégrer divers éléments, comme des graphiques, des indicateurs clés, des rapports intégrés, des images ou des vidéos. Lorsque les données d’une feuille sont mises à jour, les éléments du tableau de bord s’actualisent automatiquement.

Sur quels appareils peut-on installer Smartsheet ?

Smartsheet est avant tout une plateforme web qui s’ouvre dans n’importe quel navigateur sur votre ordinateur. Elle propose aussi une application de bureau pour Windows et macOS, qui permet de travailler avec plusieurs onglets sans encombrer votre navigateur. Lorsque vous êtes en déplacement, son application mobile pour iOS, iPadOS et Android vous permet de suivre vos projets.

Smartsheet est-il payant ?

Smartsheet propose à la fois une version gratuite limitée et des abonnements payants. Ses tarifs varient selon la taille de votre équipe ou de votre organisation. Un essai gratuit de 30 jours permet de tester ses fonctionnalités avancées avant de s’engager.

Quels sont les logiciels équivalents à Smartsheet ?

L’interface inspirée d’un tableur proposée par Smartsheet peut s’avérer difficile à prendre en main pour les utilisateurs qui ne disposent pas de bases en Excel. Dans ce cas, il peut être pertinent de se tourner vers d’autres plateformes de gestion de projet.

Asana se distingue par une approche centrée sur la gestion de projet intuitive. Son interface permet d’afficher clairement les tâches et les responsabilités, ce qui facilite la coordination des équipes grâce à une organisation structurée. Asana est disponible sur Windows, macOS, iOS et Android. Le service propose plusieurs formules, dont les offres Personnel, Starter, Advanced et Enterprise, afin de s’adapter aux différents besoins collaboratifs.

La plateforme monday.com mise sur une interface très personnalisable et colorée. Elle permet d’organiser de nombreux flux de travail, du marketing aux ventes, grâce à des colonnes modulables faciles à configurer. monday.com est accessible sur ordinateur et sur mobile. Son modèle tarifaire comprend les formules Gratuit, Basique, Standard, Pro et Entreprise.

Basecamp privilégie la communication et la centralisation des informations. La plateforme regroupe au même endroit les discussions, les documents et les calendriers, offrant ainsi une approche plus épurée qui limite la dispersion des échanges au sein d’une équipe. Basecamp est compatible avec Windows, macOS, iOS et Android. Le service propose une version gratuite, une formule facturée par utilisateur ainsi qu’une offre à tarif fixe pour un usage illimité.