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[Tuto] Comment écrire un email efficace ?

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Par marie le

Titre, formules de politesse, organisation, conclusion… Voici quelques astuces pour écrire un email efficace.

Tous les jours, nous recevons une multitude d’emails. Certains attirent notre attention, d’autres restent au second plan. Un mail qui donne envie d’être lu possède des particularités précises.

Objet du mail : simple et précis

L’objet du mail est très important. C’est en quelque sorte le résumé de votre message. Un mail sans objet a peu de chances d’être ouvert. Il s’agit de votre première approche. “L’objet” du mail répond à une question : pourquoi ce mail ? Posez-vous cette question. Quel est le sujet principal de votre demande ? Est-ce une candidature ? Si c’est le cas, indiquez d’emblée “ Candidature de (votre nom) au poste de XXX”. Si votre mail concerne un rendez-vous à établir, indiquez précisément de quoi il retourne par exemple « RDV pour devis”. Évitez les mots clés type Urgent ou Important (sauf s’il s’agit véritablement d’une urgence). Votre demande est sans doute importante à vos yeux mais ne le sera peut-être pas à ceux de votre interlocuteur. Auquel cas la formule à plus de chances de l’agacer qu’autre chose. Ne cherchez pas enfin, à caser une phrase complète dans l’objet du mail.

Les premiers mots, à bien peser

Votre destinataire se fait une idée de votre message dès ses premières lignes. Si votre e-mail ne contient pas de formule de politesse, vous risquez de ne pas recevoir de réponse (sauf si vous parlez à un ami bien évidemment). Si vous postulez à une offre d’emploi, certaines formules sont à respecter. Vous pouvez utiliser “Madame, Monsieur”, si vous ne connaissez pas votre destinataire. Évitez l’expression “Cher Monsieur/ Chère Madame”, de moins en moins employée. Notons enfin que dans beaucoup sociétés, les équipes ne s’embarrassent pas de formalités entre elles et optent dorénavant pour un « Bonjour » très direct en début de mail.

Le corps du mail : se faire comprendre

Pour que votre mail soit lu jusqu’au bout (et pas en diagonale), limitez la prose et soyez synthétique. Allez à l’essentiel dès les premières lignes. Votre interlocuteur doit comprendre très rapidement la raison de votre message. Vous pouvez ajouter quelques mots en gras si besoin (sans trop exagérer). Les mots en gras attirent l’oeil et donc l’attention. Évitez les gros blocs de textes qui sont trop étouffants. Créez des paragraphes aérés. La lecture sera plus agréable. Soignez la forme. Il est préférable de faire des phrases simples et concises (sujet, verbe, complément). Mieux vaut faire plusieurs phrases courtes qu’une phrase à rallonge qui risque d’ennuyer voire de perdre votre lecteur si elle n’est pas correctement construite. Les smiley sont à éviter dans un mail professionnel. L’amabilité est cependant toujours la bienvenue. Rien ne vous empêche de placer des formulations bienveillantes telles que : “avec plaisir”, “avec joie”. Et si vous répondez à votre interlocuteur : adaptez-vous au ton qu’il emploie. S’il utilise un ton familier, un message trop formel de votre part pourrait paraître prétentieux et distant. Eviter enfin les tournures négatives et les formules type « Excusez-moi de vous déranger ».

Une bonne conclusion

Dans un mail professionnel, surtout lorsqu’on ne connaît pas l’interlocuteur, les abréviations sont à éviter. Ecrivez “Cordialement” au lieu de “cdt”. Un employeur risque d’y voir un manque de sérieux. De même pour la signature: signez avec votre nom et prénom, pas avec vos initiales. Optez pour une formulation polie “je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire”, “je vous prie d’agréer Madame Monsieur, l’expression de ma considération respectueuse”. Si vous échangez depuis un moment avec votre interlocuteur, vous pouvez vous contenter d’une expression plus passe-partout comme “cordialement”, “respectueusement”, “bien à vous”.

Relecture et fautes impardonnables

Ce dernier point est probablement le plus important. Si vous ne prenez pas le temps de relire votre mail, vous prenez le risque de laisser plusieurs erreurs. Des oublis de mots, de PJ, voire pire : des fautes. Une erreur d’accord type « j’ai trouver » risque de vous coûter cher.  Et une faute d’inattention (“empoi” au lieu de “emploi”) donnera l’impression que vous ne vous préoccupez guère de l’impression que vous allez laisser à votre interlocuteur.  Dernière astuce, si vous envoyez des documents joints, utilisez la même méthode que pour “objet” : donnez leur un nom précis par exemple « Nom_Prenom_Lettre_Motivation”.